Você já se perguntou o que acontece com os e-mails da sua empresa depois que você aperta "enviar"? Garantir que seus e-mails cheguem aos seus clientes — e que eles possam confiar que esses e-mails realmente vieram de você — não é tão simples como costumava ser.
Com o aumento dos ataques de phishing e fraudes de e-mail, as empresas enfrentam desafios crescentes para manter comunicações seguras por e-mail. Os golpistas estão ficando melhores em se passar por empresas legítimas, colocando as empresas e seus clientes em risco. Os ataques por e-mail são sempre uma preocupação. Por isso, é essencial que as empresas protejam seus sistemas de e-mail.
Os métodos de autenticação de e-mail funcionam como sistemas de verificação de identidade digital para seus e-mails, ajudando a garantir que as mensagens venham de quem dizem ser. Vamos explorar como esses protocolos funcionam e por que são importantes para o seu negócio.
Quais são os protocolos de autenticação de e-mail?
Autenticação de e-mail é um sistema de passaporte digital para suas mensagens. Assim como um passaporte prova sua identidade em viagens internacionais, esses protocolos verificam se os e-mails recebidos vêm da origem reivindicada. Eles atuam nos bastidores para confirmar a autenticidade das mensagens antes que elas cheguem ao destino.
O processo vai além de verificar o endereço "De" na sua Caixa de entrada. Ele usa vários métodos técnicos para verificar a origem de um e-mail e garantir que ele não foi adulterado durante a transmissão. Este processo ajuda a impedir que agentes mal-intencionados tenham sucesso ao se passarem por remetentes legítimos.
Três protocolos principais funcionam em conjunto para proteger as comunicações por e-mail. Cada um aborda um aspecto diferente da verificação, criando múltiplas camadas de segurança. Veja o que você precisa saber sobre protocolos de autenticação de e-mail e como eles protegem sua empresa:
SPF (Sender Policy Framework)
Pense na autenticação SPF como uma lista de remetentes autorizados para o seu domínio. Ao configurar a autenticação de domínio, você está criando uma lista de servidores de e-mail aprovados que podem enviar mensagens em seu nome. Se um servidor de e-mail não estiver nessa lista, os e-mails dele não serão entregues.
Veja como funciona: quando um e-mail alega vir de você, o servidor de destino verifica seu registro SPF para confirmar se o servidor de envio está autorizado. Este sistema simples, mas eficaz, ajuda a impedir que origens não autorizadas enviem mensagens de e-mail que pareçam ser do seu domínio.
O SPF reduz significativamente o risco de spammers danificarem sua reputação ao fingirem ser você. É sua primeira linha de defesa contra falsificação de e-mail e uma parte crucial de qualquer estratégia de segurança de e-mail empresarial para evitar tentativas de spam e phishing.
DKIM (DomainKeys Identified Mail)
Enquanto o SPF verifica de onde um e-mail vem, a autenticação DKIM garante que ele não foi adulterado durante o caminho. Pense nisso como um selo digital na sua mensagem; qualquer adulteração seria imediatamente perceptível.
O DKIM adiciona uma assinatura digital única a cada e-mail que você envia. Somente o seu servidor possui a chave privada para criar essas assinaturas, enquanto uma chave pública nos seus registros DNS permite que os servidores de destino as verifiquem. Com uma assinatura DKIM, os e-mails chegam exatamente como pretendido, sem qualquer modificação ao longo do caminho.
DMARC (autenticação, relatório e conformidade de mensagens baseadas em domínio)
O DMARC integra tudo ao instruir os servidores de destino sobre o que fazer quando os e-mails falham nas verificações de SPF ou DKIM. Ele especifica exatamente como lidar com mensagens específicas.
Quando verifica as Configurações do Domínio com o DMARC, você pode instruir os servidores a colocar em quarentena ou rejeitar e-mails que falham na autenticação. Você também receberá relatórios sobre quem está tentando enviar e-mails do seu domínio, ajudando você a identificar problemas de segurança antes que se tornem problemas significativos.
Os protocolos de segurança de e-mail são sua principal defesa contra várias ameaças cibernéticas. Compreender esses benefícios ajuda a explicar por que implementar esses protocolos deve ser uma prioridade para qualquer empresa que envia e-mails:
- Prevenção de phishing: a autenticação de e-mails impede que invasores se façam passar pelo seu domínio, dificultando que eles enganem seus funcionários ou clientes com e-mails falsos que parecem vir da sua empresa.
- Maior entregabilidade: quando você implementa a autenticação adequada, os provedores de e-mail legítimos têm mais probabilidade de entregar suas mensagens nas caixas de entrada em vez das pastas de spam, garantindo que suas comunicações importantes cheguem aos seus destinatários.
- Proteção da marca: os protocolos de autenticação impedem que golpistas enviem e-mails fraudulentos usando seu domínio, protegendo a reputação da sua empresa e mantendo a confiança dos clientes em suas comunicações digitais.
- Suporte de conformidade: muitas regulamentações do setor agora exigem autenticação de e-mail como parte da conformidade de segurança, tornando esses protocolos essenciais para empresas em setores regulamentados.
- Visibilidade de ataques: os sistemas de autenticação fornecem relatórios detalhados sobre a atividade de e-mail, ajudando você a identificar e responder a possíveis ameaças de segurança antes que causem danos.
Boas práticas para implementar protocolos de autenticação de e-mail
Implementar autenticação de e-mail não é complicado, mas existe uma leve curva de aprendizado. Eis o que você precisa saber para começar e manter uma segurança de e-mail eficaz:
Auditar seus sistemas
Analisar minuciosamente todos os serviços e sistemas que estão atualmente enviando e-mails do seu domínio. Isso inclui plataformas de marketing, sistemas de CRM, sistemas de tickets de suporte e quaisquer outros e-mails automatizados.
Seus registros de autenticação devem incluir todos os remetentes legítimos para evitar interrupções nas comunicações empresariais importantes. Trabalhe com sua equipe de TI para identificar todos os sistemas que enviam e-mails em nome do seu domínio.
Documentar sua infraestrutura de e-mail
Crie e mantenha uma lista abrangente de todos os endereços IP e serviços de terceiros autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio.
Essa documentação deve incluir detalhes sobre o propósito de cada remetente, informações de contato das equipes responsáveis e quaisquer requisitos específicos de configuração. Atualizações regulares garantem que seus registros de autenticação permaneçam atualizados conforme sua infraestrutura de e-mail evolui.
Implementar gradualmente
Ao configurar a autenticação de domínio, comece com o modo de monitoramento na sua política DMARC antes de aplicar regras rígidas. Essa abordagem permite que você encontre e corrija problemas sem interromper o fluxo legítimo de e-mails.
Comece com uma política de "nenhuma" para coletar dados, depois passe para "quarentena" para mensagens suspeitas e, finalmente, para "rejeitar" quando você estiver confiante em sua configuração. Essa implementação gradual ajuda a evitar o bloqueio acidental de e-mails legítimos e também fortalece a sua postura de segurança.
Monitorar os resultados da autenticação
Verifique seus relatórios DMARC regularmente como parte de sua rotina de segurança. Esses relatórios fornecem insights valiosos sobre quem envia e-mails do seu domínio e se esses e-mails passam nas verificações de autenticação.
Configure o monitoramento automatizado para alertar você sobre falhas de autenticação, padrões incomuns ou possíveis ameaças à segurança. Use essas informações para ajustar suas configurações de autenticação e identificar tentativas não autorizadas de usar seu domínio.
Mantenha políticas consistentes
Certifique-se de aplicar os mesmos padrões de autenticação em todos os domínios e subdomínios da sua organização. Isso inclui domínios principais, subdomínios de marketing e domínios regionais ou específicos de produtos. Políticas inconsistentes podem criar brechas de segurança que invasores podem explorar.
Auditorias regulares de todos os domínios ajudam a manter uma proteção consistente em toda a infraestrutura de e-mail. Não se esqueça de incluir domínios recém-adquiridos ou temporários usados para campanhas específicas.
Teste minuciosamente
Antes de finalizar qualquer alteração na autenticação, verifique sua configuração enviando e-mails de teste de todas as Origens autorizadas e confirmando que passam nas verificações de autenticação. Crie um protocolo de teste que inclua diferentes tipos de mensagens, vários cenários de envio e todos os seus sistemas de envio autorizados.
Documente os resultados desses testes e mantenha contas de teste com os principais provedores de e-mail para garantir que seus e-mails autenticados sejam entregues conforme o esperado. Testes regulares ajudam a identificar problemas de configuração antes que afetem suas comunicações de negócios.
Embora a implementação de protocolos de autenticação de e-mail fortaleça a sua segurança, as organizações frequentemente enfrentam vários desafios comuns. Compreender esses desafios e suas soluções ajuda a garantir uma implementação bem-sucedida.
Veja o que observar e como resolver possíveis problemas:
Registros DNS ausentes ou incompletos
As organizações frequentemente identificam falhas em seus registros DNS ao implementar protocolos de autenticação. Um registro SPF completo deve incluir todas as origens legítimas de e-mail, desde plataformas de marketing até sistemas de CRM.
Analise seus registros DNS trimestralmente e mantenha uma lista de verificação de todos os documentos obrigatórios para cada protocolo de autenticação. Ao adicionar novos serviços de e-mail, atualize seus registros imediatamente para evitar problemas de entrega.
Conflitos de configuração
Registros SPF múltiplos ou políticas DMARC conflitantes podem causar falhas de autenticação e problemas de entrega.
Consolide seus registros SPF em um único registro abrangente que inclua todos os remetentes autorizados sem ultrapassar o limite de consultas de DNS. Auditorias normais das suas configurações de autenticação ajudam a identificar e resolver conflitos antes que eles afetem a entrega de e-mails.
Integração de serviço de terceiros
Muitas empresas utilizam múltiplos provedores de serviços de e-mail, cada um exigindo configurações específicas de autenticação.
Ao integrar novos serviços, crie um processo documentado para validar os requisitos de autenticação. Trabalhe em estreita colaboração com cada provedor para garantir que as suas configurações de autenticação estejam alinhadas com os requisitos da sua política de DMARC e mantenha uma lista de informações de contato para a equipe de Suporte de cada serviço.
Monitoramento de falhas de autenticação
Problemas de autenticação podem passar despercebidos sem monitoramento adequado até que impactem comunicações importantes.
Implemente ferramentas de monitoramento automatizadas que o alertem sobre falhas de autenticação e violações de políticas. Estabeleça revisões regulares dos relatórios DMARC para identificar padrões em falhas de autenticação e resolver rapidamente as causas raiz.
Complexidade de implementação
Grandes organizações enfrentam dificuldades para coordenar a autenticação em múltiplos domínios e departamentos com frequência, . Para resolver isso, crie um processo centralizado de gerenciamento de autenticação com responsabilidades e procedimentos bem definidos.
Desenvolva modelos de implementação e checklists para garantir a consistência em toda a sua organização. Sessões de treinamento frequentes ajudam a manter as equipes técnicas atualizadas sobre as boas práticas e procedimentos de solução de problemas.
Desafios de ajuste de políticas
Definir as políticas corretas de autenticação requer equilibrar a segurança com as necessidades empresariais. Comece com políticas mais permissivas e gradualmente as restrinja com base em relatórios de autenticação e no impacto nos negócios.
Documente cada alteração de política e seus efeitos para criar uma base de conhecimento para ajustes futuros. Se necessário, mantenha políticas separadas para domínios empresariais críticos em vez de domínios de marketing ou secundários.
Melhore a segurança do seu e-mail com protocolos de autenticação adequados
Se você está gerenciando um negócio e enviando e-mails, precisa de autenticação de e-mail para garantir que seus e-mails sempre cheguem aos seus clientes e que ninguém possa se passar por você. A combinação de SPF, DKIM e DMARC ajuda a impedir que golpistas usem o nome da sua empresa para enganar as pessoas, o que pode prejudicar seriamente a reputação da sua empresa.
Pense assim: quando você envia um e-mail importante para um cliente, você quer que ele confie que realmente veio de você. Uma boa autenticação de e-mail faz com que isso aconteça. Isso também ajuda a manter e-mails legítimos fora das pastas de spam, o que é crucial se você enviar atualizações importantes ou mensagens de marketing para seus clientes.
Se tudo isso parecer complicado, não se preocupe. Provedores de marketing por e-mail como o Mailchimp oferecem ferramentas que tornam o processo muito mais fácil. Ajudaremos você a configurar a autenticação corretamente e monitorar como ela está funcionando. Isso significa que você pode proteger seus e-mails empresariais sem precisar se tornar um especialista em segurança.
Principais conclusões
- A autenticação de e-mail é sua primeira linha de defesa contra ataques de phishing e fraudes por e-mail.
- SPF, DKIM e DMARC trabalham juntos para verificar a identidade do remetente e evitar a adulteração de e-mails.
- Monitorar e testar regularmente podem ajudar você a manter uma segurança de e-mail robusta.
- A maioria dos provedores de e-mail oferece ferramentas integradas para simplificar o processo de autenticação.